Au travail, une grande partie de notre communication numérique se fait par e-mail. Et l'organisation de votre boîte de réception peut être essentielle pour améliorer la productivité. En effet, avec les e-mails organisés, vous ne manquerez aucun e-mail et vous les trouverez facilement lorsque vous en aurez besoin. Donc, si vous voulez rendre votre travail plus organisé, passer moins de temps à chercher des e-mails contenant des fichiers importants, consultez ces 10 conseils pour garder votre boîte de réception propre et organisée.
Règles de configuration, filtres ou libellés
Actuellement, tous les programmes de messagerie ont des règles, des filtres ou un système d'étiquetage qui vous permet de déplacer et d'organiser les e-mails entrants. Utilisez ces ressources existent précisément pour organiser votre messagerie et accéder et rendre visible ce qui est le plus important en premier. Vous trouverez ci-dessous quelques règles suggérées que nous vous suggérons d'essayer en premier.
- Organisez vos e-mails les plus importants et les moins importants dans des dossiers séparés.
- Mettez en surbrillance ou définissez la priorité de certaines adresses. Par exemple, une règle peut être créée pour mettre en surbrillance n'importe quel utilisateur dans votre carnet d'adresses.
- Filtrez les mots de spam courants qui arrivent dans votre boîte de réception, comme les e-mails provenant des publicités en magasin.
- Dans les programmes qui prennent en charge ces règles, marquez les messages qui ne sont pas importants pour garder votre boîte de réception propre et évitez d'être submergé en ouvrant votre courrier électronique lorsque vous arrivez au travail le matin.
- Si vous recevez beaucoup de spam, filtrez vos e-mails.
N'ayez pas peur de supprimer
Après avoir lu l'e-mail, si possible, supprimez-le. Ne l'enregistrez pas pour plus tard ou ne le déplacez pas dans un dossier pour le vérifier plus tard. Si vous ne pouvez pas agir sur l'e-mail, le déléguer à quelqu'un d'autre ou le reporter à plus tard dans la journée, supprimez-le. Tous les e-mails n'ont pas besoin d'une réponse, et il n'y a aucune raison d'enregistrer des e-mails qui seront ensuite supprimés.
Réponses automatiques, fréquentes et rapides
Si vous vous retrouvez à utiliser la même réponse plusieurs fois, envisagez de créer une liste de réponses fréquentes que vous pouvez copier et coller. Ou essayez d'utiliser un outil comme l'un de ceux répertoriés ci-dessous pour vous aider à répondre encore plus rapidement à ces e-mails.
Texte rapide de Thunderbird - Fantastique module complémentaire de messagerie Mozilla Thunderbird.
Textes Lifehacker - Outil de script simple, qui peut être utilisé n'importe où sur Windows, y compris les e-mails.
AutoHotkey - Un autre excellent outil, bien que beaucoup plus avancé. Cependant, cet outil peut être utilisé pour automatiser n'importe quoi sur l'ordinateur.
Rester simple
Les gens compliquent souvent leurs e-mails en créant des dizaines de dossiers différents pour aider à organiser les choses. Garder les choses simples, sans des dizaines de dossiers différents pour organiser votre courrier électronique, est beaucoup plus utile.
S'il n'y a aucun moyen de contourner le besoin de dossiers, utilisez des règles pour filtrer vos messages. Les dossiers peuvent vous faire économiser des heures de travail consacrées à l'organisation de chaque e-mail que vous recevez.
Faites toujours des réponses courtes
Lorsque vous répondez à l'un de vos e-mails, essayez de garder la réponse aussi succincte que possible et ne passez pas trop de temps sur un e-mail individuel. Nous vous suggérons de ne pas consacrer plus de cinq minutes à un seul e-mail et d'éviter les réponses de plus de trois paragraphes.
Votre e-mail n'est pas un calendrier ou une liste de tâches
Souvent, la boîte de réception d'une personne est pleine parce qu'elle la traite comme un calendrier des choses qu'elle doit faire. N'utilisez pas votre email pour cela. Ayez un programme ou un document texte séparé qui conserve une liste des choses que vous devez faire ou qui garde une trace de votre calendrier d'événements.
Nous vous suggérons d'utiliser un service spécifique pour organiser une liste de tâches et un calendrier, tels que Google Keep, qui vous permet d'enregistrer rapidement des informations, qu'il s'agisse d'idées, de listes de tâches, de courses, d'annuaire téléphonique, d'adresses ou de liens. De plus, il possède une fonction qui transforme un enregistrement audio en une note, ce qui vous facilite la vie lorsque vous devez noter un rappel mais que vous avez les mains pleines.
Le service est entièrement en ligne et synchronisé, vous pouvez donc accéder à vos informations depuis n'importe quel ordinateur, vous pouvez utiliser une extension pour Google Chrome, et vous pouvez même y accéder depuis votre smartphone ou votre tablette. Connectez-vous simplement au service avec votre compte Google et vous disposez d'un excellent organisateur.
Se désabonner des newsletters et désactiver les notifications
Bien que vous ayez peut-être eu de bonnes intentions lorsque vous vous êtes abonné à une newsletter ou à une autre liste de diffusion, elles sont souvent distrayantes et encombrent souvent votre courrier électronique. Désabonnez-vous de toute newsletter dont vous n'avez pas besoin.
Il en va de même pour les notifications de sites de réseaux sociaux comme Facebook, MySpace et Twitter que vous pouvez recevoir dans votre courrier électronique. Désactivez toutes les notifications concernant les publications sur votre mur, les nouveaux amis ou les abonnés, qui encombrent votre boîte de réception et vous distraient. Sur Facebook, vous devez vous rendre dans Paramètres > Notifications > E-mail et décocher les options.
Sur Twitter, accédez à Paramètres et confidentialité > Notifications par e-mail et décochez les options. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur "Enregistrer";
ne pas répondre aux spams
Si le spam passe votre protection ou si les règles ne répondent jamais ; supprimez simplement le message.
Ne vous attardez pas sur les e-mails
Essayez de lire vos e-mails au moins une fois par jour pour vous tenir au courant, en fonction de la quantité d'e-mails que vous recevez.
Cependant, ne vivez pas pour votre e-mail. Créez un calendrier dans lequel vous vérifiez votre courrier électronique à intervalles réguliers, puis ignorez-le à chaque fois. Si vous avez des notifications concernant de nouveaux e-mails entrants, veuillez les désactiver ou fermer votre programme de messagerie ou votre page Web de messagerie.
Supprimez-en d'autres
Enfin, si après avoir suivi toutes les étapes ci-dessus, vous avez encore des e-mails en retard de plusieurs semaines, supprimez-les. Si vous avez des difficultés à supprimer des e-mails, créez un dossier et déplacez tous les anciens e-mails dans ce dossier. Après quelques semaines, l'e-mail devient trop ancien pour recevoir une réponse.
Nous vous recommandons également d'utiliser Gmail, qui organise automatiquement les e-mails par priorité. De plus, vous pouvez saisir des e-mails d'autres comptes dans Gmail, comme vous le feriez avec Microsoft Outlook ou Mozilla Thunderbird.
